Privacy- & cookiebeleid

Laatst bijgewerkt: 19/12/2025

1. Inleiding

SPIRA engageert zich om uw privacy te beschermen en te respecteren. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten u heeft.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

SPIRA NV
Leuvensesteenweg 84–94, 1800 Vilvoorde, België
Tel.: +32 (0)2 257 88 30 – E-mail: info@spira.be
BTW / KBO: BE 0422.243.374

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): Marcel Vlaminck

3. Welke gegevens verzamelen we?

Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, bedrijf (indien van toepassing), e-mail, telefoon.
Gegevens over uw aanvraag: info via contactformulieren (bv. info-aanvraag, offerte-aanvraag) en bijlagen.
Commerciële relatie: e-mailverkeer, dossierinfo, offertes, bestellingen, opvolging en dienst na verkoop.
Technische gegevens: IP-adres (in bepaalde gevallen), browsertype, technische logs, cookies (zie punt 10).

Verplichte velden in formulieren zijn nodig om uw aanvraag te behandelen. Niet-verplichte info is facultatief.

4. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Uw vragen beantwoorden (formulieren, e-mail, telefoon): precontractuele maatregelen / gerechtvaardigd belang.
Contractbeheer (offerte, bestelling, productie, levering, plaatsing, service): uitvoering van de overeenkomst.
Administratie en wettelijke verplichtingen (boekhouding, garanties, regelgeving): wettelijke verplichting.
Informatieve communicatie (dossieropvolging): gerechtvaardigd belang.
Marketingcommunicatie (nieuws, events, nieuwsbrief): toestemming wanneer vereist. Afmelden kan via info@spira.be.

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking met juridische of vergelijkbare significante gevolgen (incl. profilering).

5. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personen binnen SPIRA en, indien nodig, voor dienstverleners (hosting, onderhoud, e-mail, beheertools, IT) die optreden als verwerker. Zij krijgen enkel toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht en zijn contractueel tot vertrouwelijkheid verplicht.

Wij kunnen gegevens ook delen:

Met verbonden ondernemingen (indien van toepassing) wanneer dat nodig is om uw aanvraag of dossier te behandelen.
Met overheden wanneer de wet dit vereist of ter bescherming van onze rechten.

6. Doorgifte buiten de EER

In principe verwerken wij gegevens binnen de EER. Indien via een dienstverlener toch een doorgifte buiten de EER plaatsvindt, zal SPIRA passende waarborgen voorzien (bv. modelcontractbepalingen) zodat uw rechten beschermd blijven.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang nodig voor de hierboven vermelde doeleinden en archiveren of verwijderen ze daarna. Indicatief:

Formulieraanvragen / prospects: 12 tot 24 maanden na het laatste contact.
Klantendossiers: duur van de relatie + toepasselijke wettelijke termijnen (bv. boekhouding, garanties).
Marketing: tot intrekking van toestemming / uitschrijving.
Technische logs / beveiliging: proportioneel aan beveiligings- en onderhoudsbehoeften.

8. Beveiliging

SPIRA neemt passende technische en organisatorische maatregelen (toegangscontrole, IT-beveiliging, interne procedures). Geen enkele internettransmissie is echter volledig veilig; u verzendt gegevens op eigen risico.

9. Uw rechten

U heeft onder meer de volgende rechten:

Inzage en een kopie.
Rectificatie van onjuiste gegevens.
Wissing binnen de wettelijke grenzen.
Beperking van verwerking in bepaalde gevallen.
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing).
Intrekking van toestemming (waar de verwerking daarop steunt).

Rechten uitoefenen: info@spira.be. Indien nodig kunnen wij om een identiteitsbewijs vragen.

10. Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die op uw toestel worden opgeslagen bij een bezoek aan een website. Ze kunnen nodig zijn voor de werking, het onthouden van voorkeuren of het meten van het gebruik.

10.1. Soorten cookies

Strikt noodzakelijk: essentieel voor de werking (bv. beveiliging, sessie, taalkeuze).
Voorkeuren: onthouden instellingen (bv. taal, opties).
Statistieken: helpen ons de website te verbeteren.
Marketing: relevantere content/advertenties (indien van toepassing).
Derde partijen: bv. ingesloten video’s/kaarten/social media (indien van toepassing).

10.2. Toestemming en beheer

Niet-strikt noodzakelijke cookies worden enkel geplaatst na uw toestemming via de cookiebanner. U kan uw voorkeuren op elk moment aanpassen via [link/knop “Cookies beheren”].

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een update-datum.

12. Klacht

U kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be – +32 (0)2 274 48 00

13. Contact

Vragen over privacy: info@spira.be
Adres: Leuvensesteenweg 84–94, 1800 Vilvoorde, België